•  Flexible indexing, classification and folder management

Menyediakan fasilitas indexing, classification dan folder management agar user dapat mengatur penyimpanan data dan memudahkan user mencari data secara lebih efektif dan efisien.

•  Security and access control

Menyediakan fasilitas untuk keamanan dan akses kontrol (privilege dan access lists, index classes), agar dapat mengendalikan autorisasi dan akses dari tiap user pada tiap data, sehingga informasi yang sifatnya konfidensial dapat diakses oleh orang yang tepat.

•  Automated storage management

Menyediakan fasilitas storage management, sebagai tempat penyimpanan data. Storage devicenya adalah berupa fixed disk, DASD, tape and optical storage devices.

•  Scalability to manage growing volumes of large objects

Menyediakan kemampuan scalability(yang dapat diperluas), untuk mengatur perkembangan data yang besar.

•  Version Control, Annotation, Open Document Management API (ODMA) capabilities

Menyediakan fasilitas versioning dan anotasi, agar user dapat mengubah dokumen, menambahkan tanda, memberikan cap ( Stamp ), dll dan menyimpannya kembali dalam versi yang baru, sehingga semua perubahan dapat diketahui.

ODMA memberikan fasilitas " file save as ", agar user dapat langsung menyimpan dokumen yang dibuat dalam aplikasi desktop yang biasa digunakan untuk kegiatan perkantoran (misalnya Microsoft Office-Microsoft Word, Excel, dll; Lotus SmartSuite, dll) ke dalam sistem content manager tersebut.

•  Support Content Manager Client for Windows

Menyediakan interface atau sebagai media pengolah untuk user pada windows (dengan menggunakan Content Manager Client ), agar user dari komputernya masing-masing dapat melakukan drag and drop item ke dan dari folder; membuat indexing dan melakukan searching (pencarian).

•  Workflow is available

Menyediakan fasilitas workflow, agar data dapat dipindahkan dan diproses secara otomatis sesuai dengan proses workflownya.

•  Sistem Administration function

Menyediakan fasilitas Sistem Administration, agar administrator dapat melakukan tugas-tugas adminitratif, seperti membuat privileges dan akses kontrol, membuat indexing, dan lain-lain, secara langsung pada server (local) atau remote.

Contoh Scenario

Dengan menggunakan Content Manager Client sebagai media pengolah bagi user pada windows, dokumen dan informasi dapat diproses dengan lebih mudah.

Untuk menyimpan dokumen dalam sistem Content Manager, user dapat melakukan "import" dokumen tersebut dari suatu direktori atau dari hasil scanning (gambar dari alat scaner). Kemudian dokumen dapat diindex yang akan mempermudah identifikasi, klasifikasi dan pencarian.

Hal-hal yang dapat dilakukan oleh user :

•  Mengklasifikasikan tiap dokumen ke dalam folder atau tempat yang sesuai

•  Mencari dokumen dan folder

•  Mengirim/memindahkan (workflow) dokumen untuk diproses lebih lanjut oleh user lain

•  Menyimpan dan melakukan perubahan terhadap dokumen sesuai hak masing-masing user (seperti Menambahkan catatan/anotasi ke dokumen, mengimport dan mengexport dokumen)

•  Mencetak (print) dokumen

Setelah proses alih media selesai kegiatan selanjutnya dilakukan kegiatan editing (croping, penggabungan gambar dan lain-lain), selanjutnya proses entry ke dalam JIK yang secara otomatis databasenya sebagian langsung tersimpan di library server untuk mendukung publish di internet yang tampil di halaman koleksi, link : http://www.arsipjatim.go.id/web/ARSIP/WebContent/web/view_koleksi.jsp

Adapun bentuk tampilan dan gambaran singkatnya seperti pada gambar-gambar dan link-link di bawah ini :

Penyajian data secara statis

Penyajian data secara dinamis

Halaman internet website Badan Arsip Propinsi Jawa Timur terdiri dari beberapa item menu utama antara lain :

•  Home

Halaman home adalah halaman yang pertama kali muncul ketika user membuka website Badan Arsip Propinsi Jawa Timur dengan alamat URL http://www.arsipjatim.go.id melalui aplikasi browser

•  Profile

Halaman profile merupakan halaman yang berisi tentang informasi mengenai Badan Arsip Propinsi Jawa Timur

•  Referensi

Halaman ini berisikan daftar aturan, kamus, standarisasi kearsipan yang digunakan Badan Arsip Propinsi Jawa Timur

•  Koleksi

Halaman yang berisi kumpulan data kearsipan yang dimiliki oleh Badan Arsip Propinsi Jawa Timur. Tampilan data koleksi berasal dari data yang dimasukkan melalui intranet Badan Arsip Propinsi Jawa Timur

•  Galeri

Halaman yang berisi data yang dapat dikategorikan sebagai data Galeri Badan Arsip Propinsi Jawa Timur. Data ini berisi data yang dimasukkan melalui intranet Badan Arsip Propinsi Jawa Timur

•  Layanan

Halaman ini berisikan jadwal serta atruran / ketentuan peminjaman atau layanan arsip. Pelayanan arsip maupun koleksi referensi di Badan Arsip Propinsi Jawa Timur yang dapat dipergunakan untuk kepentingan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, lembaga pencipta arsip, peneliti maupun masyarakat baik dari dalam/ luar negeri

•  Teknologi

Berisakan penjelasan dan gambaran tehnologi informasi yang digunakan oleh Badan Arsip Propinsi Jawa Timur untuk mendukung manajemen kearsipan

•  Berita

Berisikan berita - berita kegiatan kearsipan badan Arsip seperti kunjungan magang, studi banding dll.

•  Forum Diskusi

Pada halaman ini semua dapat saling berkomunikasi untuk tukar pikiran. Karena pada halaman ini disediakan entri yang digunakan oleh user untuk melakukkan sharing informasi baik dari user maupun dari Badan Arsip Propinsi Jawa Timur sendiri. Jadi pada halaman ini informasi tidak hanya berasal dari intern instansi Badan Arsip Propinsi Jawa Timur sendiri tapi bisa juga dari user umum maupun para pengguna lain di luar instansi Badan Arsip Propinsi Jawa Timur

•  Pencarian

Halaman ini berisikan menu pencarian arsip koleksi Badan Arsip, untuk mempermudah dan mempercepat pencarian sebenarnya didesain harus menggunakan semacam buku pembantu semacam Buku Daftar Inventaris Arsip, atau Buku Daftar Koleksi Arsip Digital Badan Arsip

•  Faqs

Halaman yang menyediakan informasi berupa pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pihak-pihak tertentu kepada Badan Arsip Propinsi Jawa Timur beserta jawaban. Data ini nantinya dimasukkan oleh admin Badan Arsip Propinsi Jawa Timur melalui sisi intranet yang telah disediakan

•  Site Map

Pada halaman site map akan dijelaskan mengenai susunan alur web site internet BadanArsip Propinsi Jawa Timur