Uraian ringkas materi informasi utama yang disarikan dari dan menjadi representasi substansi informasi yang terkandung dalam arsip keseluruhan. Abstraksi arsip pada arsip umumnya dilakukan terhadap hasil transkripsi rekaman suara atau transkripsi sejarah lisan dan merupakan informasi terpilih yang dianggap mewakili isi arsip secara keseluruhan..

Pengelolaan atau kebijakan yang diprogramkan oleh suatu lembaga kearsipan, mencakup fungsi utamanya seperti : penilaian arsip, penyusutan arsip, aksesi arsip, perawatan arsip, pengaturan arsip, deskripsi arsip, layanan arsip, pameran kearsipan dan penerbitan naskah sumber..

Prasyarat yang harus dipenuhi dalam menentukan bahwa arsip terbuka untuk umum yaitu : 1. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan ketentuan hukum yang menyatakan bahwa sesuatu seri arsip sudah dapat dibuka sediakan untuk layanan umum. Pelaksanaan prinsip ini tidak seragam untuk masing masing negara atau lembaga kearsipan. 2. Tersedianya sarana penemuan arsip, apapun bentuk dan coraknya sesuai dengan kebutuhan layanan seperti misalnya daftar arsip, inventaris arsip dan indek. Ketersediaan perangkat baca juga menjadi alasan yang harus diperhatikan. 3. Kondisi arsip memang baik dan penggunaanya oleh publik tidak membahayakan kelestarian arsipnya..

Tindakan dan prosedur penambahan khasanah arsip pada institusi kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari lembaga pencipta arsip dan atau pusat arsip institusi yang bersangkutan. Akuisisi pada umumnya akibat transfer resmi karena ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku..

adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi, baik Pemerintah, Swasta maupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk pelaksanaan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan..